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sop是什么意思,如何创建SOP文档模板

任何质量体系的一个重要方面,就是能够按照标准化和明确的标准作业程序(SOPs)进行协调工作。

确保你和你的团队在一个正式的、协调的过程中运作,不仅可以提高生产力,而且可以降低错误的风险。虽然每个人可能都想做正确的事情,但往往每个人对正确的事情的版本可能会有些不同。这意味着,如何完成一项任务很可能因承担该任务的人而异。

如果你的组织期望每个人都要遵循同样的规则,那么你必须明确规定这些规则是什么。做到这一点的最好方法是将其记录下来。

对于那些第一次接触SOPs的人,或者是在小型组织中工作的人来说,我们将为您介绍什么是标准作业程序,以及为什么您的组织需要实施标准作业程序。

什么是标准作业程序(SOP)?

标准作业程序(SOPs)是指公司为确保每次服务和产品的交付都能始终如一地完成而制定的文件化流程。标准作业程序通常被用来证明符合法规或操作惯例,并记录了企业必须如何完成的任务。

通常情况下,当一个公司在成长和刚刚起步时,CEO或管理团队往往会做出所有的内部决策。当公司发展到一定规模后,这种决策形式会限制公司进一步发展的能力,因为CEO或管理团队不可能在适当的时间内做出所有的决策,也不可能参与到业务的每一个方面。在这种情况下,你的SOP通常会接管并作为你的管理话语。SOP也可以成为向员工传达企业运营方式变化的有效方式。

对SOP的要求及其格式的要求会因行业而异。SOP的要求也可能取决于您的组织所从事的活动类型,或者您的企业受哪些法规的约束。在临床研究中,这些要求是精确的。

为什么你的企业需要SOP?

流程不是万能的,不是万能的解决方案–它们不能保证卓越的绩效和良好的结果。然而,SOP能做的是确保你有一个结构化的质量体系和流程,有合格的员工和激励性的公司文化。SOP以其最纯粹的形式,支持合适的人在合适的环境下工作。

SOP不仅可以帮助你评估你现在所做的事情,而且还可以帮助你决定如何前进。想象一下,如果你的组织正在寻找实施新的文档管理软件。

为了确定购买什么软件,你需要知道你的员工将如何使用该软件,以及它将如何影响你的业务流程。如果你有完整而彻底的SOP,你可以用它来评估新软件的优缺点。通过充分了解您的现有流程,您将为您的组织做出最佳选择。

SOP是一个有用的商业工具,因为它传达了在你的组织内执行一项活动的正确方法。标准作业程序至少能给你以下几点。

一致性–制定程序的首要原因是个人执行特定任务或活动的方式的一致性。每个人的流程越是一致,出现质量问题的可能性就越小。

减少错误–书面程序详细说明了执行任务的一系列指令。只要你的团队中的每个人都能按照书面程序执行任务,减少错误的可能性就会更大。

沟通–在你的组织中需要SOP的另一个重要原因是有利于沟通。随着流程的改进,操作程序也要更新,每次更新都需要新的培训。更新SOP提供了一种方法来向员工传达流程的变化。

什么是标准作业程序?

标准操作规程(SOP)是一个或多个文件,就员工、团队成员或组织或公司的其他用户应该如何完成某一特定流程提供准确的指示。

虽然听起来类似于程序性文件,但SOP的设计目的是为了更详细的说明,而程序性文件更多的是对流程的高层次概述。

标准作业程序不是像程序性文档那样简单地说用户需要完成步骤1和步骤2,而不是像程序性文档那样简单地说用户需要完成步骤1和步骤2,标准作业程序会解释用户应该如何准确地从步骤1到达步骤2。

企业可以选择从头开始为团队创建自己的内部SOP文档,但最好是有一个标准操作流程模板可以遵循。幸运的是,有几个例子我们可以借鉴。

分步骤的格式

根据程序的复杂程度,可能最简单的方法是按照项目编号或编号的一系列步骤来创建一个SOP。如果按照这些步骤进行操作,用户可以在不发生任何误解或失败的情况下完成流程,那么尽可能的简单化是个好主意。这些类型的流程可以包括。

  • 在线登录步骤
  • 关于如何正确使用设备的说明
  • 如何设置一个产品
  • 如何清理一个区域

分层格式

类似于按部就班的流程,分层式SOP是按照步骤来进行的,但又用子步骤来阐述这些步骤。所以,你可能会有步骤1、2、3的分步骤格式,但步骤1、1a、1b、1b、2b、2a,以此类推,分层格式。

如果你需要按部就班地呈现材料,但又想详细说明或偏离这些步骤,以呈现另一个选项或给出额外的指令,这种格式是最理想的。

流程图格式

流程图最好是在有几种路径可供选择以达到预期结果的情况下使用,或者有可能出现多种结果的情况下使用。一个特定步骤的结果会影响到后面的步骤,而以流程图的形式呈现信息可以考虑到这些额外的选择。见下面的一个例子。

sop流程图格式

如何创建SOP文档模板

无论你创建的是什么类型的SOP,都会有一些页面是统一的。

1、标题页,其中包含所有与文档相关的信息,包括

  • 正在记录的作业程序
  • 任何具体的识别号
  • 文件创建和最后一次编辑的时间
  • 负责执行程序的部门或负责人
  • 编写文件的人的姓名和职称;

2、目录

你不一定非得包括这一点,但如果程序较长或复杂,可能会帮助人们快速有效地到达他们需要的部分。

3、任何专有的细节

  • 程序的目的。为什么要记录在案?你所遵循的实际标准是什么?
  • 用户的角色和责任是什么。哪些人应该被授予访问该文档的权限?需要哪些资源来遵循其中所列举的步骤,在哪里可以找到?如果无法完成操作,用户应该采取哪些步骤?
  • 警告或危险。如果操作过程是危险、有毒或其他危险的,这一点尤其重要。你要清楚地解释危险、警告或其他警句,并让用户知道在紧急情况下该怎么做或联系谁。

4、实际程序本身

  • 这是SOP的 “香饽饽”。它描述的是操作程序本身。无论你选择哪种格式,都要确保详细、具体,并以清晰、连贯的方式勾勒出操作步骤,这样就不会有任何遗漏或误解。
  • 在最简单的情况下,这些步骤将是简单的逐点步骤。在其他情况下,它们可能涉及到决策树、流程图、支持图像或任何其他复杂的设计。目标是尽可能的完整,这样就不会对如何执行动作有任何疑问。简而言之,你要告诉他们需要做的一切工作,然后让他们去工作。
  • 另外,还要有一个方法来衡量团队成员能不能达到最终的结果,以及如何衡量他们的最终结果也很重要。这可以是类似于绩效评估或者是评分表之类的东西,但其核心是,它的设计不仅是为了展示团队成员在执行任务时的敏锐程度,也是为了发现团队成员可以改进的地方。

5、资源、参考资料和词汇表

在整个SOP中,你会发现自己会提到一些术语、资源和其他可能需要额外解释的细节,而这些细节是无法在一个要点或附录中表达的。您可以使用参考资料或词汇表作为SOP的一部分来阐述这一点。

6、复核完成后的工作是否准确

这个时候,你要对你的SOP进行检验,让相关人员对SOP进行审核,以确保其完整性、连贯性、准确性和理解性。如果发现有任何问题,在正式向员工透露之前,负责人可以进行具体的修改和补充。

最好是让新员工和有经验的团队成员一起审阅标准操作文档,以防有的地方对专家来说可能很清楚,但对初学者来说可能会有问题。

7、最后,不要忘记培训

用户可能需要接受适当的培训,了解如何执行SOP中概述的步骤。即使他们以前做过这个流程,也可能没有以构成 “最佳实践 “的方式来做。确保他们明白,这不是一次性的培训,而是将包括正确的程序和步骤的持续培训,以确保每个人都能在事情的执行方式上保持一致。

8、不要犹豫不决,要完善流程

对于团队成员来说,最容易一步一步地采用一个新的流程(就像流程本身一样!),而不是一味地潜入其中。有些人会马上直觉地理解这个流程,而其他人可能需要慢慢来适应这个流程,才能适应这个步骤。你甚至可以让那些快速上手的人帮助培训,并为那些可能还不确定的人详细说明这个过程。

但最重要的是,你不能失去创建和执行SOP的动力,并让人们参与其中。人们很容易出错,回到 “老的、舒适的 “做事方式,即使效率低下或困难重重。

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